Geltende Gesetze und Verordnungen (SGV. NRW.)  mit Stand vom 15.7.2024

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§ 9 (Fn 13)
Aufbewahrung, Aussonderung,
Löschung und Vernichtung der Dateien und Akten

(1) Personenbezogene Daten, die nach dieser Verordnung in Dateien gespeichert oder in Akten aufbewahrt werden, dürfen für den gesamten Zeitraum, für den personenbezogene Daten dem Grunde nach zur Aufgabenerfüllung erforderlich sind, auch im Personalverwaltungs- und Stellenbewirtschaftungssystem gespeichert werden und bleiben (Werdegang, Historie), sofern sich für einzelne Daten aus dieser Verordnung, aus weiteren Vorschriften oder Vereinbarungen nichts anderes ergibt. § 90 Absatz 5 LBG NRW bleibt unberührt. Es gelten folgende Aufbewahrungsfristen:

1. Akten über Lehramtsprüfungen

a) Entwürfe von Zeugnissen und Bescheinigungen sowie die Niederschriften über die Notenbildung aufgrund mehrerer Prüfungsleistungen

50 Jahre

b) der übrige Inhalt der Prüfungsakten

5 Jahre,

2. Daten nach § 5

5 Jahre,

3. Daten nach § 6

a) Daten zur Vorbereitung und zur Durchführung von Lehrerfortbildung

1 Jahr,

b) Daten zur Vorbereitung und zur Durchführung von Seminareinweisungsverfahren

1 Jahr,

c) Daten zur Personalausgabenbudgetierung

1 Jahr,

d) alle übrigen Daten

5 Jahre,

4. Daten nach § 7, soweit sie nicht von Nummer 1 erfasst werden

1 Jahr.

Für auf privaten digitalen Geräten gespeicherte Daten (§ 2 Absatz 4 bis 6) beträgt die Aufbewahrungsfrist ein Jahr. Sie beginnt für die Daten nach § 2 Absatz 4 mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die betroffene Person von der mit der Ausbildung beauftragten Person nicht mehr ausgebildet wird.

(2) Daten nach § 8 Abs. 7 dürfen für Personen, die versetzt werden, nur bis zum Abschluss des Versetzungsverfahrens, für die übrigen Personen nur so lange aufbewahrt werden, wie der Versetzungswunsch fortbesteht. Daten nach § 8 Abs. 8 dürfen von den Schulträgern nur bis zum Abschluss des Ernennungsverfahrens aufbewahrt werden.

(3) Die Aufbewahrungsfristen beginnen, sofern nichts anderes bestimmt ist, mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akten oder Dateien abgeschlossen worden sind oder die in Dateien gespeicherten personenbezogenen Daten zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind.

(4) Akten oder Dateien, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, sind dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten. Erfolgt keine Übernahme der Akten und Dateien durch das Archiv, sind sie zu vernichten oder zu löschen.

(5) Bei Schließung einer Schule bestimmt die zuständige Schulaufsichtsbehörde in Absprache mit dem Schulträger und der übernehmenden Schulleitung eine andere Schule, der die Pflichten nach den Absätzen 1 bis 4 übertragen werden. Ihr sind zu diesen Zwecken die Daten von der auslaufenden Schule zu übermitteln. Die Pflicht zur Aufbewahrung schließt das Sicherstellen der Rechte der betroffenen Personen (zum Beispiel auf Einsichtnahme, Auskunft, Berichtigung) ein.

(6) Zur Führung einer nicht öffentlichen Schulchronik (Daten zur Schulgeschichte) dürfen Schulen die folgenden personenbezogenen Daten des Personenkreises nach § 1 Absatz 1 Nummer 1 bis 3 zeitlich unbefristet verwenden:

1. Name(n), Vorname(n)

2. Daten über Art und Dauer der Beschäftigung an der Schule.

Fußnoten:

Fn 1

GV. NW. 1996 S. 310; geändert durch Art. 10 des Gesetzes vom 8.7.2003 in Kraft getreten am 24. Juli 2003; VO vom 11. Oktober 2004 (GV. NRW. S. 581, ber. S. 693), in Kraft treten am 4. November 2004; VO vom 20. Dezember 2006 (GV. NRW. 2007 S. 13), in Kraft getreten mit Wirkung vom 1. Januar 2007; VO vom 15. März 2010 (GV. NRW. S. 219), in Kraft getreten am 21. April 2010, Verordnung vom 17. Mai 2014 (GV. NRW. S. 308), in Kraft getreten am 7. Juni 2014; Verordnung vom 9. Februar 2017 (GV. NRW. S. 283), in Kraft getreten am 1. März 2017; Artikel 2 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.

Fn 2

SGV. NW. 223.

Fn 3

GV. NW. ausgegeben am 26. August 1996.

Fn 4

§§ 4 und 6 geändert durch VO vom 11. Oktober 2004 (GV. NRW. S. 581); in Kraft treten am 4. November 2004; § 4 Absatz 2 neu gefasst und Absatz 3 aufgehoben durch Artikel 2 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.

Fn 5

§§ 10 und 11 neu eingefügt durch VO vom 11. Oktober 2004 (GV. NRW. S. 581); in Kraft treten am 4. November 2004.

Fn 6

§ 10 (alt) umbenannt in § 12 (neu) durch VO vom 11. Oktober 2004 (GV. NRW. S. 581); in Kraft treten am 4. November 2004; § 12 aufgehoben durch VO vom 15. März 2010 (GV. NRW. S. 219), in Kraft getreten am 21. April 2010.

Fn 7

§ 7 neu gefasst durch Verordnung vom 17. Mai 2014 (GV. NRW. S. 308), in Kraft getreten am 7. Juni 2014.

Fn 8

§ 5 zuletzt geändert durch VO vom 15. März 2010 (GV. NRW. S. 219), in Kraft getreten am 21. April 2010.

Fn 9

§ 1, § 8 und § 11 geändert durch Verordnung vom 17. Mai 2014 (GV. NRW. S. 308), in Kraft getreten am 7. Juni 2014; § 1 Absatz 1 und 5 geändert sowie Absatz 6 neu gefasst, § 8 Absatz 1 und § 11 geändert durch Artikel 2 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.

Fn 10

§ 3 neu gefasst sowie Anlagen 1, 2, 3, 4, 5, 7 und 8 geändert, Anlage 6 neu gefasst durch Verordnung vom 9. Februar 2017 (GV. NRW. S. 283), in Kraft getreten am 1. März 2017; § 3 geändert durch Artikel 2 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.

Fn 11

Überschrift geändert durch Artikel 2 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.

Fn 12

§ 2 zuletzt geändert durch Artikel 2 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.

Fn 13

§ 9 geändert durch Verordnung vom 17. Mai 2014 (GV. NRW. S. 308), in Kraft getreten am 7. Juni 2014; Absatz 1 und 2 geändert, Absatz 5 (neu) eingefügt, Absatz 5 (alt) wird Absatz 6 (neu) und geändert durch Artikel 2 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.

Fn 14

Anlagen 1, 5, 6 und 7 geändert durch Artikel 2 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember.