Geltende Gesetze und Verordnungen (SGV. NRW.) mit Stand vom 3.5.2024
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§ 3
Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen
(1) Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen bestimmen sich, mit Ausnahme des in den Absätzen 2 bis 6 genannten Schriftgutes, nach der Anlage zu dieser Verordnung. Für in der Anlage nicht ausdrücklich bezeichnete Akten gelten die für Akten in vergleichbaren Angelegenheiten bestimmten Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen.
(2) Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstige Verzeichnisse sind dauernd aufzubewahren, soweit in ihnen Akten oder Aktenteile verzeichnet sind, die dauernd aufzubewahren sind. Im Übrigen sind Aktenregister und Karteien auszusondern, sobald die darin verzeichneten Dokumente vollständig ausgesondert wurden. Daten in Namens- und sonstigen Verzeichnissen sind zu löschen oder unkenntlich zu machen, sobald sie für abgeschlossene und laufende Verfahren nicht mehr benötigt werden.
(3) Die Aufbewahrung und Speicherung der Personalakten der Richterinnen und Richter, Beamtinnen und Beamten, der Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten sowie der Versorgungsakten bestimmt sich nach § 90 des Landesbeamtengesetzes vom 14. Juni 2016 (GV. NRW. S. 310, ber. S. 642) in der jeweils geltenden Fassung. Die beamtenrechtliche Regelung ist nach § 18 Absatz 5 des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen vom 17. Mai 2018 (GV. NRW. S. 244, ber. S. 278, 404) in der jeweils geltenden Fassung für alle nicht beamteten Beschäftigten entsprechend anzuwenden, soweit nicht die Besonderheiten des Tarif- und Arbeitsrechts hinsichtlich der Aufnahme und Entfernung von bestimmten Vorgängen und Vermerken eine abweichende Behandlung erfordern.
(4) Die Aufbewahrung und Speicherung für Schriftgut über Disziplinarsachen bestimmen sich nach § 16 des Landesdisziplinargesetzes vom 16. November 2004 (GV. NRW. S. 624) in der jeweils geltenden Fassung.
(5) Die Aufbewahrung und Speicherung für die von dem Amtsgericht bis zum 31. Dezember 2021 in Verwahrung genommenen Akten, Bücher und Verzeichnisse der Notare bestimmen sich nach § 118 Abs. 3 der Bundesnotarordnung in der im Bundesgesetzblatt III, Gliederungsnummer 303-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, in der jeweils geltenden Fassung.
(6) Die Aufbewahrung und Speicherung von Akten über die Beantragung von Registrierungen nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz vom 12. Dezember 2007 (BGBl. I S. 2840) in der jeweils geltenden Fassung bestimmt sich nach § 7 der Rechtsdienstleistungsverordnung vom 19. Juni 2008 (BGBl. I S. 1069) in der jeweils geltenden Fassung.
(7) Werden in Papierform geführte Teile einer Akte, für die jeweils unterschiedliche Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen gelten, in die elektronische Form oder in eine Mikroform übertragen und ist damit ihre jeweils fristgerechte Löschung nicht mehr oder nur noch mit unvertretbarem Aufwand möglich, so bestimmt sich die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist nach der längsten Frist.
(8) Die Leitung der für die Aktenaufbewahrung oder -speicherung zuständigen Stelle kann von Amts wegen im Einzelfall eine längere oder kürzere Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist für einzelne Akten oder Aktenteile anordnen, soweit dies aufgrund besonderer Umstände erforderlich ist. Die Anordnung kann auch auf Antrag einer am Verfahren beteiligten oder einer sonstigen Person erfolgen, sofern diese ein berechtigtes Interesse darlegt. Der Anordnung dürfen weder schutzwürdige Interessen von Verfahrensbeteiligten oder sonstigen Personen noch öffentliche Interessen entgegenstehen. Die Anordnung ist zu begründen und zu dokumentieren. Im Fall einer Verkürzung der Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist ist die Dokumentation bis zum Ablauf der ursprünglichen Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist aufzubewahren oder zu speichern.
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In Kraft getreten am 1. Januar 2023 (GV. NRW. S. 1026). |
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