Gesetz- und Verordnungsblatt (GV. NRW.)
Ausgabe 2004 Nr. 38 vom 3.11.2004 Seite 579 bis 610

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Verordnung zur Änderung der Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten der Lehrerinnen und Lehrer
Normkopf Norm Normfuß
zugehörige Anlagen :
Anlage1
Anlage3
Anlage4
Anlage5
Anlage6
Anlage7

 

Verordnung zur Änderung der Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten der Lehrerinnen und Lehrer

223

Verordnung
zur Änderung der Verordnung
über die zur Verarbeitung zugelassenen
Daten der Lehrerinnen und Lehrer

Vom 11. Oktober 2004

Aufgrund des § 19b Abs. 3 Schulverwaltungsgesetz (SchVG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 18. Januar 1985 (GV. NRW. S. 155), zuletzt geändert durch Gesetz vom 8. Juli 2003 (GV. NRW. S. 413), wird mit Zustimmung des Ausschusses für Schule und Weiterbildung des Landtages verordnet:

Die Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten der Lehrerinnen und Lehrer (VO-DV II) vom 22. Juli 1996 (GV. NRW. S. 310), zuletzt geändert durch Gesetz vom 8. Juli 2003 (GV. NRW. S. 413), wird wie folgt geändert:

1. § 1 wird wie folgt geändert:

a) In Absatz 1 werden die Wörter „und Weiterbildung und das Landesinstitut für internationale Berufsbildung“ gestrichen und ersetzt durch die Wörter „und die zuständigen Behörden des mit der Durchführung des Verfahrens der Übernahme von im Schuldienst stehenden Lehrkräften im Einigungsverfahren zwischen den Ländern in der Bundesrepublik Deutschland (Tauschverfahren) beauftragten Landes“.

b) Nummer 3 erhält folgende Fassung:

„3. des sonstigen an den Schulen, Studienseminaren und Prüfungsämtern tätigen Personals,“.

c) Nach Nummer 3 werden folgende Nummern 4 und 5 angefügt:

„4. der Bewerberinnen und Bewerber für die Einstellung in den Schuldienst und in den Vorbereitungsdienst,

5. der Teilnehmerinnen und Teilnehmer am Verfahren der Übernahme von im Schuldienst stehenden Lehrkräften im Einigungsverfahren zwischen den Ländern in der Bundesrepublik Deutschland (Tauschverfahren).“

d) Dem Absatz 3 werden folgende Sätze angefügt:

„Die Zulässigkeit der Verarbeitung erstreckt sich auch auf in den Anlagen nicht genannte Daten, die aus den in den Anlagen genannten Daten gebildet oder abgeleitet werden, soweit diese zur Erfüllung der durch Rechtsvorschriften übertragenen Aufgaben erforderlich sind. Die Verarbeitung umfasst auch die Auswertung der Daten, die zur Erfüllung der durch Rechtsvorschriften übertragenen Aufgaben erforderlich sind.“

e) Nach Absatz 5 wird folgender Absatz 6 eingefügt:

„(6) Die in Absatz 1 genannten Behörden oder Einrichtungen bestellen behördliche Datenschutzbeauftragte gemäß § 32a DSG NRW. Mehrere Stellen können gemeinsam einen behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn dadurch die Erfüllung seiner Aufgaben nicht beeinträchtigt wird. Für Schulen in kommunaler und staatlicher Trägerschaft bestellt das Schulamt eine Person, die die Aufgaben gemäß § 32a DSG NRW wahrnimmt.“

2. § 2 wird wie folgt geändert:

a) Absatz 1 erhält folgende Fassung:

„(1) Die automatisierte Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist ausschließlich auf ADV-Arbeitsplätzen zulässig, die für Verwaltungszwecke eingerichtet sind. In Netzwerken ist über die Konfiguration die Integrität, Verfügbarkeit, Authentizität, Revisionsfähigkeit und Transparenz zu gewährleisten, insbesondere sicherzustellen, dass  Berechtigte nur Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, die für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich sind.“

b) Nach Absatz 2 Satz 1 wird folgender Satz eingefügt:

„Sie oder er erstellt auch das Verfahrensverzeichnis gemäß § 8 DSG NRW.“

c) Nach Absatz 2 werden folgende Absätze 3 bis 5 eingefügt:

„(3) Über die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet in den in § 1 Abs. 1 genannten Behörden oder Einrichtungen, die keine Schulen sind, die Leiterin oder der Leiter. Sie oder er erstellt auch das Verfahrensverzeichnis gemäß § 8 DSG NRW. Mit der Datenverarbeitung und der Erstellung des Verfahrensverzeichnisses können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, denen entsprechende Funktionen übertragen worden sind, beauftragt werden.

(4) Bei der Einführung und Pflege der Verfahren für die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sind der Stand der Technik und die Grundsätze der Ergonomie zur effektiven und effizienten Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Erledigung ihrer Arbeitsaufgaben besonders zu beachten.

(5) Für Zwecke der Zuordnung der Person zu ihren Daten wird ein eindeutiges Merkmal mit der Bezeichnung „Identnummer“ gebildet. Die Identnummer ist vierzehnstellig und besteht in den ersten acht Stellen aus dem Geburtsdatum, in der neunten Stelle aus der Verschlüsselung des Geschlechts (3 für männlich, 4 für weiblich), in den Stellen zehn bis zwölf aus einer von 001 bis 999 fortlaufenden Nummerierung, in der dreizehnten Stelle aus einer Prüfziffer sowie einem „X“ in der vierzehnten Stelle.“

3. § 3 Satz 1 erhält folgende Fassung:

„Die Schulen und Schulaufsichtsbehörden sind berechtigt, unter Beachtung der Voraussetzungen des § 11 DSG NRW die Datensicherheit gewährleistende und zuverlässige Institutionen mit der Verarbeitung ihrer Daten zu beauftragen.“

4. § 4 Abs. 3 erhält folgende Fassung:

„(3) Die Betroffenen sind berechtigt, Einsicht in die sie betreffenden Unterlagen zu nehmen und Auskunft zu erhalten über

1. die zu ihrer Person gespeicherten Daten,

2. den Zweck und die Rechtsgrundlage der Speicherung,

3. die Herkunft der Daten und die Empfänger von Übermittlungen sowie

4. die allgemeinen technischen Bedingungen der automatisierten Verarbeitung der zu eigenen Person verarbeiteten Daten.

Das Auskunfts- und Einsichtnahmerecht gilt im Übrigen im Rahmen der Regelung des § 18 DSG NRW.“

5. § 5 wird wie folgt geändert:

Nach Absatz 2 wird folgender Absatz 3 angefügt:

„(3) Soweit die Schulleiterin oder der Schulleiter Dienstvorgesetzte oder Dienstvorgesetzter der Lehrerinnen und Lehrer im Sinne des § 3 LBG  sind, stehen ihnen die Befugnisse gemäß § 6 dieser Verordnung zu.“

6. § 6 wird wie folgt geändert:

Hinter dem Wort „Daten“ werden die Wörter „der Personen nach § 1 Abs. 1“ eingefügt, die Wörter „Anlage 3“ werden durch die Wörter „Anlagen 3 und 7“ ersetzt.

7. § 7 wird wie folgt geändert:

a) Die Überschrift erhält folgende Fassung:

„Datenverarbeitung und Datenbestand in den Staatlichen Prüfungsämtern für Zweite Staatsprüfungen für Lehrämter an Schulen, den Studienseminaren und dem Landesinstitut für Schule“.

b) Absatz 3 erhält folgende Fassung:

„(3) Das Landesinstitut für Schule darf zum Zwecke der Lehrerfortbildung personenbezogene Daten der in § 1 Abs. 1 genannten Personen nach Maßgabe der Anlage 6 verarbeiten.“

8. § 8 wird wie folgt geändert:

a) In Absatz 1 Satz 1 wird das Wort „Stellenbewirtschaftung“ durch die Wörter „Bewirtschaftung der Stellen und sonstigen Haushaltsmittel zur Beschäftigung von Personal“ ersetzt. Nach den Wörtern „erforderlich ist“ werden die Wörter „und die Daten vom Empfänger verarbeitet werden dürfen“ angefügt.

b) In Absatz 1 Satz 2 werden die Wörter „aus der Stellendatei“ gestrichen.

c) Absatz 3 erhält folgende Fassung:

„(3) Für Zwecke der Lehrerfortbildung dürfen personenbezogene Daten der in § 1 Abs. 1 genannten Personen

1. von den Schulen an die Schulaufsichtsbehörden aus der Anlage 1,

2. von den Schulaufsichtsbehörden an die Schulen und an das Landesinstitut für Schule aus der Anlage 3 und

3. vom Landesinstitut für Schule an die Schulen und die Schulaufsichtsbehörden aus der Anlage 6

übermittelt werden, soweit dies zur Aufgabenerfüllung der Behörden oder Einrichtungen erforderlich ist und die übermittelten Daten vom Empfänger verarbeitet werden dürfen (§ 5 bis § 7).“

d) In Absatz 5 werden nach dem Wort „Zwecke“ die Wörter „der Zahlbarmachung und“ eingefügt.

e) Nach Absatz 6 wird folgender Absatz 7 eingefügt:

„(7) Für Zwecke der Übernahme von im Schuldienst stehenden Lehrkräften im Einigungsverfahren zwischen den Ländern in der Bundesrepublik Deutschland (Tauschverfahren) dürfen von den Schulaufsichtsbehörden an die zuständigen Behörden des mit der Durchführung beauftragten Landes und von dort an die Schulaufsichtsbehörden personenbezogene Daten der in § 1 Abs. 1 genannten Personen aus der Anlage 7 übermittelt werden. Die Datenhoheit des Landes bleibt unberührt.“

f) Der bisherige Absatz 7 wird Absatz 8, der bisherige Absatz 8 wird Absatz 9.

g) In Absatz 8 werden in Nummer 1 an das Wort „Vorname (n)“ das Wort „,Geschlecht,“ und in Nummer 2 an das Wort „Geburtsdatum“ die Wörter „Geburtsort, Geburtsland,“ angefügt.

Nummer 3 erhält folgend Fassung:

„3. Lehrämter, Lehrbefähigungen,“.

h) Absatz 9 erhält folgende Fassung:

„(9) Die Übermittlung von Daten in Fällen der Absätze 1 bis 7 kann regelmäßig und auch durch die in § 1 Abs. 1 genannten Personen selbst erfolgen. Hierfür dürfen automatisierte Übermittlungsverfahren eingerichtet werden.“

i) Nach Absatz 9 wird folgender Absatz 10 angefügt:

„(10) Das für die Schule zuständige Ministerium kann zum Zwecke der einheitlichen Erfüllung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen für die

1. zur Übermittlung von Daten einzusetzende Hard- und Software,

2. zur Übermittlung von Daten einzusetzenden Verfahren,

3. Maßnahmen und Verfahren zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen auf dem Übermittlungswege

Rahmenbedingungen schaffen oder im Einvernehmen mit den Schulträgern den Einsatz bestimmter Hardware, Software, Maßnahmen oder Verfahren vorschreiben.“

9. § 9 wird wie folgt geändert:

a) Absatz 1 erhält folgende Fassung:

„(1) Personenbezogene Daten, die nach dieser Verordnung in Dateien gespeichert oder in Akten aufbewahrt werden, dürfen für den gesamten Zeitraum, für den personenbezogene Daten dem Grunde nach zur Aufgabenerfüllung erforderlich sind, auch im Personalverwaltungs- und Stellenbewirtschaftungssystem gespeichert werden und bleiben (Werdegang, Historie), sofern sich für einzelne Daten aus dieser Verordnung, aus weiteren Vorschriften oder Vereinbarungen nichts anderes ergibt. § 102f Abs. 5 LBG bleibt unberührt. Es gelten folgende Aufbewahrungsfristen:

1. Akten über Lehramtsprüfungen
a) Entwürfe von Zeugnissen und Bescheinigungen sowie die Niederschriften über die Notenbildung aufgrund mehrerer Prüfungsleistungen	50 Jahre
b) der übrige Inhalt der Prüfungsakten	5 Jahre,
2. Daten nach § 5	5 Jahre,
3. Daten nach § 6
a) Daten zur Vorbereitung und zur Durchführung von Lehrerversetzung und Lehrerfortbildung	1 Jahr,
b) Daten zur Vorbereitung und zur Durchführung von Lehrereinstellungsverfahren und Seminareinweisungsverfahren	1 Jahr,
c) alle übrigen Daten	5 Jahre,
4. Daten nach § 7, soweit sie nicht von Nummer 1 erfasst werden	1 Jahr.“

b) In Absatz 2 wird der Satz „Daten nach § 8 Abs. 7 dürfen für Personen, die versetzt werden, nur bis zum Abschluss des Versetzungsverfahrens, für die übrigen Personen nur so lange aufbewahrt werden, wie der Versetzungswunsch fortbesteht“ als neuer Satz 1 eingefügt.

Der bisherige Satz wird Satz 2 und darin „Abs. 7“ durch „Abs. 8“ ersetzt.

c) In Absatz 3 wird das Wort „geschlossen“ durch das Wort „abgeschlossen“ ersetzt.

d) In Absatz 4 Satz 2 wird das Wort „und“ durch das Wort „oder“ ersetzt.

e) Absatz 5 erhält folgende Fassung:

„(5) Zur Führung einer Schulchronik (Daten zur Schulgeschichte) dürfen Schulen die folgenden personenbezogenen Daten des Personenkreises nach § 1 Abs. 1 zeitlich unbefristet verwenden:

1. Name(n), Geburtsname, Vorname(n), Geschlecht,

2. Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland,

3. Anschrift,

4. Daten über Art und Dauer der Beschäftigung an der Schule.“

10. Nach § 9 werden folgende Paragraphen 10 und 11 eingefügt:

㤠10
Ordnungswidrigkeiten

(1) Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder fahrlässig als nach § 4 Abs. 1 zur Auskunft Verpflichteter

1. keine,

2. unrichtige oder

3. unvollständige

Auskunft erteilt.

(2) Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße geahndet werden.

(3) Verwaltungsbehörde im Sinne des § 36 Abs. 1 Nr. 1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten ist die Bezirksregierung.

§ 11
Überprüfung der Auswirkungen
der Verordnung

Die Auswirkungen dieser Verordnung werden nach einem Erfahrungszeitraum von fünf Jahren durch die Landesregierung überprüft. Die Landesregierung unterrichtet den Landtagsausschuss für Schule und Weiterbildung über das Ergebnis der Überprüfung.“

11. Der bisherige § 10 wird § 12.

12. Die Anlagen 1 und 3 bis 7 werden gemäß den Anlagen zu dieser Verordnung neu gefasst.

13. Die Verordnung tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.

Düsseldorf, den 11. Oktober 2004

Die Ministerin
für Schule, Jugend und Kinder
des Landes Nordrhein-Westfalen

Ute  S c h ä f e r

GV. NRW. 2004 S. 581