1.4
KpS einschließlich etwaiger Hinweissysteme können in Form von Akten, manuell oder automatisierten Dateien oder in einer anderen systematisch geordneten Form unterhalten werden.

1.5
KpS-führende Polizeibehörden sind

- die Kreispolizeibehörden,

- das Landeskriminalamt.

2
Umfang

2.1
KpS sind Kriminalakten, sonstige Unterlagen und Dateien.

Zu den sonstigen Unterlagen gehören insbesondere Vermisstenvorgänge, Vorgänge über Selbsttötungen und Selbsttötungsversuche, die zur Gefahrenabwehr erforderlich sind, und Zweitschriften von an die Staatsanwaltschaft abgegebenen Ermittlungsakten.

Es muss nachvollziehbar oder ersichtlich sein, wer eine KpS anlegt oder ergänzt und aus welchem Grund.

2.2
Unterlagen mit personenbezogenen Daten dürfen in die KpS nur aufgenommen werden und so lange gespeichert bleiben, wie es zur rechtmäßigen Erfüllung der Aufgaben der KpS-führenden Polizeibehörde erforderlich ist. Dies gilt auch für personenbezogene Daten, die nicht zur Übermittlung an andere Stellen bestimmt sind und lediglich manuell verarbeitet werden.

2.3
In die KpS können Einzelangaben über persönliche und sachliche Verhältnisse folgender Personen aufgenommen werden:

2.3.1
Beschuldigte im Rahmen eines strafrechtlichen Ermittlungsverfahrens sowie Betroffene im Rahmen eines Bußgeldverfahrens nach Maßgabe der Nummer 2.7,

2.3.2
Verdächtige (Personen, die nicht Beschuldigte sind, bei denen aber Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass sie Täter oder Teilnehmer einer Straftat sind),

2.3.3
Personen, die richterlich angeordneter Freiheitsentziehung unterliegen,

2.3.4
Personen, bei denen erkennungsdienstliche Maßnahmen vorgenommen worden sind,

2.3.5
zur Festnahme oder Ingewahrsamnahme Gesuchte,

2.3.6
Personen, die von Gerichten, Staatsanwaltschaften oder anderen Behörden in Strafverfahren oder von Polizeibehörden zur Aufenthaltsermittlung gesucht werden,

2.3.7
Personen, die unter Führungsaufsicht stehen (§ 68 StGB), wenn der Leiter der zuständigen Aufsichtsstelle um Unterstützung durch die Polizei ersucht hat,

2.3.8
Vermisste oder nicht identifizierte hilflose Personen,

2.3.9
Kontakt- oder Begleitpersonen sowie Auskunftspersonen im Sinne des § 24 Abs. 4 PolG NW,

2.3.10
Personen, bei denen nach grenzpolizeilichen, ausländerrechtlichen, passrechtlichen oder sonstigen Rechtsvorschriften zur Gefahrenabwehr die Führung von Unterlagen erforderlich ist,

2.3.11
gefährdete Personen, Anzeigeerstatter und Hinweisgeber, Zeugen und Geschädigte,

2.3.12
Personen, die unter Beachtung der Anforderungen des § 4 DSG NRW in die Aufnahme in die KpS eingewilligt haben.

2.4
Als aufzunehmende Unterlagen kommen insbesondere in Betracht:

- Vernehmungsniederschriften,
- Anzeigen,
- Hinweise von Auskunftspersonen,
- Tatortbefundberichte,
- Untersuchungsberichte und Gutachten,
- Durchsuchungs- und Beschlagnahmeprotokolle,
- Zwischen- und Schlussberichte,
- Merkblätter und Aktenvermerke,
- Ermittlungs- und Auskunftsersuchen sowie Erledigungsunterlagen,
- Ausschreibungsunterlagen,
- Fahndungshinweise und -ergebnisse,
- Registerauszüge,
- Straf- und Haftmitteilungen,
- Verfahrenseinstellungen,
- Verurteilungen und Freisprüche,
- erkennungsdienstliche Unterlagen,
- KP-Meldungen,
- Vermisstenvorgänge über aufgeklärte Fälle mit prognostizierter Wiederholungsgefahr und unaufgeklärte Fälle,
- Vorgänge über Selbsttötungsversuche, die für die Gefahrenabwehr erforderlich sind,
- Vorgänge über Selbsttötungen, sofern sie für die polizeiliche Arbeit noch erforderlich sind,
- Hinweise auf solche Suchtkrankheiten und psychische Störungen (Anhaltspunkte für Art und Inhalt können sich z.B. aus den Richtlinien für den polizeilichen Anwender zur W-Gruppe im PIKAS-Handbuch ergeben), die für die Gefahrenabwehr erforderlich sind,
- Hinweise auf besondere Gefährlichkeiten (z.B. Waffenträger, Ausbrecher),
- Hinweise auf Verbote im Bereich des Gewerbe-, Straßenverkehrs-, Waffen- oder Sprengstoffrechts.

2.5
Allein der Tod eines Betroffenen, sei es als Unfallopfer oder infolge einer Selbsttötung, rechtfertigt nicht die Anlage einer KpS.

2.6
Nicht in die KpS aufgenommen werden:

- Schriftverkehr mit der Landesbeauftragten für den Datenschutz oder dem Betroffenen über die Zulässigkeit der Speicherung personenbezogener Daten,
- Verwaltungsentscheidungen, Gerichtsentscheidungen (Urteil oder Beschluss) oder gerichtliche Vergleiche über die Vernichtung von Teilen der KpS,
- Anfragen des Verfassungsschutzes oder anderer Stellen im Rahmen von Sicherheitsüberprüfungen und die hierauf erteilten Antworten.

2.7
Unterlagen über Verkehrsordnungswidrigkeiten werden in die KpS nicht aufgenommen. Andere Ordnungswidrigkeiten sowie verkehrsrechtliche Verstöße, die einen Straftatbestand erfüllen, werden nur aufgenommen, wenn es Anhaltspunkte gibt, dass sie im Zusammenhang mit anderen Straftaten stehen oder die Aufnahme sonst zur Erfüllung der in Nummer 1.1 genannten Aufgaben erforderlich ist.

2.8
Für Kinder unter 7 Jahren kommt die Anlage einer KpS nur dann in Betracht, wenn sie im Auftrag und unter Führung strafmündiger Personen Straftaten begehen. Werden personenbezogene Daten von Kindern, die ohne Kenntnis der Sorgeberechtigten erhoben worden sind, in KpS gespeichert, sind die Sorgeberechtigten durch die Polizei zu unterrichten, sobald dies ohne Gefährdung des Zwecks der Maßnahme erfolgen kann. Von der Unterrichtung kann abgesehen werden, solange zu besorgen ist, dass die Unterrichtung zu erheblichen Nachteilen für das Kind führt.

3
Übermittlung

3.1
Der Inhalt der KpS ist vertraulich und grundsätzlich nur für den Dienstgebrauch innerhalb der Polizeien des Bundes und der Länder bestimmt.

Die Übermittlung personenbezogener Daten richtet sich nach den in Nummer 1.1 genannten Rechtsvorschriften, insbesondere nach den §§ 26 bis 29 PolG NW. Auf die VVPolG NW zu den §§ 26 bis 29 PolG NW wird hingewiesen. Spezialgesetzliche Übermittlungsregelungen (z.B. Bundeskriminalamtgesetz, Bundesverfassungsschutzgesetz, Verfassungsschutzgesetz Nordrhein-Westfalen,Luftverkehrsgesetz, Atomgesetz, BND-Gesetz, MAD-Gesetz) bleiben unberührt.

3.2
Datenübermittlungen können beispielsweise an folgende Stellen erfolgen:

3.2.1
Polizeien des Bundes und der Länder,

3.2.2
Gerichte sowie Staatsanwaltschaften für Zwecke der Rechtspflege; Vollzugsbehörden und Aufsichtsstellen (§ 68 a StGB) in Strafverfolgungs-, Strafvollstreckungs- und Strafvollzugsangelegenheiten,

3.2.3
Zoll- und Finanzbehörden für die Verfolgung von Straftaten, die zu ihrer Zuständigkeit gehören,

3.2.4
Bundesamt und Landesämter für Verfassungsschutz,

3.2.5
Einbürgerungsbehörden für Einbürgerungsverfahren,

3.2.6
Ausländerbehörden, wenn sich die Auskunft auf einen Ausländer bezieht,

3.2.7
Gnadenbehörden für Gnadensachen,

3.2.8
für waffenrechtliche oder sprengstoffrechtliche Erlaubnisse oder für die Erteilung von Jagdscheinen zuständige Behörden,

3.2.9
Luftaufsichtsbehörden,

3.2.10
atomrechtliche Genehmigungsbehörden,

3.2.11
Bundesnachrichtendienst und Militärischen Abschirmdienst,

3.2.12
Aufsichtsbehörden der in den Nummern 3.2.1 bis 3.2.11 genannten Stellen,

3.2.13
Sicherheitsorgane der Stationierungsstreitkräfte im Rahmen des Artikels VII des Abkommens zwischen den Parteien des Nordatlantikvertrages über die Rechtsstellung ihrer Truppen (Truppenstatut) vom 19. Juni 1951 (BGBl. 1961 II S. 1190) und Artikel 3 des Zusatzabkommens vom 3. August 1959 (BGBl. 1961 II S. 1218) in der Fassung des Gesetzes vom 28. September 1994 (BGBl. II S. 2596),

3.2.14
ausländische Polizeibehörden im Rahmen des § 27 Abs. 2 PolG NW in Verbindung mit der Verordnung über die Zulassung der Datenübermittlung von der Polizei an ausländische Polizeibehörden (PolDÜV NW) vom 22. Oktober 1994 (GV. NRW.S. 958), geändert durch Verordnung vom 7. Januar 1998 (GV. NRW.S. 109) - SGV. NRW.205 -,

3.2.15
ausländische öffentliche Stellen, über- und zwischenstaatliche Stellen gemäß § 28 PolG NW.

3.3
Die Verantwortung für die Übermittlung trägt die übermittelnde Polizeibehörde. Sie prüft die Zulässigkeit der Datenübermittlung. Erfolgt die Datenübermittlung aufgrund eines Ersuchens des Empfängers, hat dieser der übermittelnden Polizeibehörde die zur Prüfung erforderlichen Angaben zu machen. Bei Ersuchen von Polizeibehörden sowie anderen öffentlichen Stellen prüft die übermittelnde Polizeibehörde nur, ob das Ersuchen im Rahmen der Aufgaben des Empfängers liegt, es sei denn, im Einzelfall besteht Anlass zur Prüfung der Rechtmäßigkeit des Ersuchens.

3.4
Unterliegen die personenbezogenen Daten einem Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis und sind sie der Polizei von der zur Verschwiegenheit verpflichteten Person in Ausübung ihrer Berufs- oder Amtspflicht übermittelt worden, ist die Datenübermittlung durch die Polizei nur zulässig, wenn der Empfänger die Daten zur Erfüllung des gleichen Zwecks benötigt, zu dem sie die Polizei erlangt hat. Nummer 26.2 VVPolG NW ist zu beachten.

3.5
Eine Übermittlung ist nicht zulässig, wenn

- die Stelle, die die personenbezogenen Daten der KpS-führenden Polizeibehörde übermittelt hat, die Weitergabe zulässigerweise ausgeschlossen hat,
- personenbezogene Daten aufgrund freiwilliger Angaben des Betroffenen erhoben worden sind und der Betroffene nicht nach § 4 DSG NRW in die Übermittlung eingewilligt hat.

Dies gilt im Verhältnis zur Staatsanwaltschaft grundsätzlich nicht für Daten, die für die Durchführung eines anhängigen Strafverfahrens erforderlich sind.

3.6
Aus dem Übermittlungsersuchen muss sich ergeben,

- die Zuständigkeit der anfragenden Stelle für die Aufgabe, zu deren rechtmäßiger Erfüllung die Daten erforderlich sind, sowie
- der Anlass der Anfrage.

Bei allgemein gehaltenen Anfragen ist eine nähere Konkretisierung der benötigten Daten zu fordern. Telefonische Ersuchen dürfen nur beantwortet werden, wenn Identität und Berechtigung des Anrufers zweifelsfrei feststehen.

3.7
Bei Übermittlungsersuchen von anderen als Sicherheits- und Strafverfolgungsbehörden ist jeweils zu prüfen, ob ein Hinweis auf andere Quellen (z.B. Bundeszentralregister oder Aktenzeichen der Staatsanwaltschaft, des Gerichts usw.) ausreichend ist.

Mitteilungen über im Bundeszentralregister getilgte oder zu tilgende Verurteilungen und die zugrunde liegenden Straftaten an andere als Polizeibehörden unterbleiben, falls nicht die Voraussetzungen des § 52 BZRG vorliegen.

3.8
Eine Datenübermittlung ist im Übrigen zulässig, wenn der Betroffene gemäß

§ 4 DSG NRW eingewilligt hat.

4
Auskunft an den Betroffenen

Die Verpflichtung, dem Betroffenen auf Antrag Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten zu erteilen, richtet sich nach § 18 DSG NRW. Die Verpflichtung, im Rahmen anhängiger Strafverfahren Einvernehmen mit der Staatsanwaltschaft herbeizuführen, bleibt unberührt.

5
Speicherungsdauer

5.1
Die Speicherung ist so lange zulässig, wie es zur rechtmäßigen Erfüllung der in der Zuständigkeit der speichernden Stelle liegenden Aufgaben erforderlich ist.

Hierbei ist abzuwägen

- das öffentliche Interesse, zu Zwecken der Strafverfolgung, Strafvollstreckung oder Gefahrenabwehr auf polizeiliche Erkenntnisse zurückgreifen zu können, mit
- dem durch das Recht auf informationelle Selbstbestimmung geschützten Interesse des Einzelnen, solchen Einwirkungen der öffentlichen Gewalt nicht ausgesetzt zu sein.

Ist die Speicherung nicht mehr zulässig, sind nach Maßgabe der Nummer 6 die Unterlagen zu vernichten und die gespeicherten Daten zu löschen.

5.2
Die folgenden Fristen für die regelmäßige Aussonderung aus den KpS beruhen auf einer verallgemeinernden Interessenabwägung (vgl. Nr. 5.1).

5.2.1
Im Sinne der verallgemeinernden Interessenabwägung sind nach vorheriger Prüfung Unterlagen regelmäßig dann auszusondern, wenn

- bei Betroffenen 10 Jahre lang die Voraussetzungen für eine Aufnahme von Erkenntnissen in die KpS nicht vorlagen, jedoch nicht vor Ablauf von 10 Jahren nach der Entlassung aus einer Justizvollzugsanstalt oder nach Beendigung einer mit Freiheitsentziehung verbundenen Maßregel der Besserung und Sicherung,
- der Betroffene das 70. Lebensjahr vollendet hat und in den zurückliegenden 5 Jahren für seine Person keine neue Zuspeicherung erfolgt ist.

Bei Jugendlichen ist spätestens nach 5 Jahren und bei Kindern spätestens nach 2 Jahren zu prüfen, ob eine Aussonderung möglich ist.

5.2.2
Abweichend von Nummer 5.2.1 hat

- in Fällen von geringer Bedeutung sowie
- bei in Dateien geführten Unterlagen über die in den Nummern 2.3.10 bis 2.3.12 genannten Personen

die Aussonderung grundsätzlich nach kürzerer Frist zu erfolgen. Bereits bei der Einstellung oder Anlage von KpS sind entsprechend verkürzte Fristen festzulegen und deren Einhaltung ablauforganisatorisch sicherzustellen.

Fälle von geringer Bedeutung sind in der Regel, soweit nicht besondere Umstände der Tat oder deren Hintergründe eine andere Bewertung angezeigt sein lassen:

- Ordnungswidrigkeiten, soweit sie überhaupt aufgenommen werden können (vgl. Nr. 2.7),
- Hausfriedensbruch (§ 123 StGB),
- Beleidigung, üble Nachrede und Verleumdung (§§ 185 bis 187 StGB),
- Körperverletzung (§ 223 StGB) in leichten Fällen,
- Fahrlässige Körperverletzung (§ 229 StGB),
- Nötigung (§ 240 StGB) oder Bedrohung (§ 241 StGB) in leichten Fällen,
- Diebstahl (§§ 242, 247, 248 a StGB) und Unterschlagung (§§ 246, 248 a StGB) bis zu einer Schadenshöhe von 500,-- DM,
- Unbefugter Gebrauch eines Fahrzeugs (§ 248 b StGB),
- Betrug (§ 263 StGB) bis zu einer Schadenshöhe von 500,-- DM,
- Erschleichen von Leistungen (§ 265 a StGB),
- Sachbeschädigung (§ 303 StGB) bis zu einer Schadenshöhe von 500,-- DM.

Die verkürzte Frist beträgt bei Erwachsenen 3 Jahre, bei Jugendlichen 2 Jahre und bei Kindern 1 Jahr.

5.2.3
Beim Tod des Betroffenen sind die Unterlagen nach 2 Jahren zu vernichten, wenn keine Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Unterlagen auch künftig der Aufklärung von Straftaten dienen können oder der Betroffene eines unnatürlichen Todes gestorben ist. Beim Vorliegen von Anhaltspunkten ist nach weiteren 2 Jahren erneut zu prüfen, ob die Unterlagen zu vernichten sind.

5.2.4
Unterlagen über Vermisste sind, sofern sie nicht aus anderen Gründen aufbewahrt werden müssen,

- 5 Jahre nach Klärung des Falles,
- in unaufgeklärten Fällen 30 Jahre nach der Vermisstenmeldung, spätestens aber zu dem Zeitpunkt, an dem der Vermisste das 90. Lebensjahr vollenden würde,

zu vernichten.

5.2.5
Unterlagen über Selbsttötungsversuche sind in der Regel nach 2 Jahren zu vernichten.

5.3
Die Aufbewahrung der Unterlagen über die in Nummern 5.2.1 bis 5.2.4 benannten Fristen hinaus ist zulässig, wenn Tatsachen die Annahme rechtfertigen, dass wegen Art und Ausführung der Tat, die der Betroffene begangen hat oder deren er verdächtigt war, die Gefahr der Wiederholung besteht oder die Aufbewahrung der Unterlagen aus anderen schwerwiegenden Gründen zur Aufgabenerfüllung nach Nummer 1.1 weiterhin erforderlich ist. Die Gründe für die Verlängerung sind aktenkundig zu machen. Spätestens nach 3 Jahren hat eine erneute Prüfung der Aussonderungsmöglichkeit zu erfolgen.

5.4
Abweichend von den in den Nummern 5.2.1 bis 5.2.5 getroffenen Regelungen sind Unterlagen aus Anlass einer Einzelfallbearbeitung stets zu vernichten, wenn

5.4.1
ihre Kenntnis für die KpS-führende Polizeibehörde zur rechtmäßigen Erfüllung der in ihrer Zuständigkeit liegenden Aufgaben nicht mehr erforderlich ist,

5.4.2
sie unzulässigerweise gespeichert worden sind,

5.4.3
die Ermittlungen oder eine der Polizei bekannte Entscheidung der Staatsanwaltschaft oder eines Gerichts (z.B. nach § 482 StPO) ergeben, dass die Gründe, die zur Speicherung in der KpS geführt haben, nicht zutreffen,

5.4.4
sie Verhaltensweisen betreffen, die nach geltendem Recht nicht mehr strafbar sind, soweit nicht ihre weitere Speicherung wegen des Sachzusammenhangs zu anderen Straftaten, die der Betroffene begangen hat oder deren er verdächtigt war, geboten ist,

5.4.5
die Aussonderung kraft Gesetzes von Amts wegen, aufgrund eines rechtskräftigen Urteils oder auf Antrag des Betroffenen zu erfolgen hat.

5.5
Sofern der Zeitpunkt der Aussonderung der Unterlagen sich nicht nach den Lebensdaten des Betroffenen richtet, beginnt die jeweils genannte Frist mit dem Tag, an dem das letzte Ereignis eingetreten ist, das zur Speicherung der personenbezogenen Daten geführt hat, jedoch nicht vor der Entlassung des Betroffenen aus einer Justizvollzugsanstalt oder vor Beendigung einer mit Freiheitsentziehung verbundenen Maßregel der Besserung und Sicherung.

6
Wirkung der Aussonderung, Löschung und Vernichtung

6.1
Ausgesonderte Unterlagen sind zu vernichten. Bei Führung der KpS in Form von Dateien sind die Daten zu löschen.

6.2
Löschung und Vernichtung unterbleiben, wenn

6.2.1
Grund zu der Annahme besteht, dass Rechte des Betroffenen beeinträchtigt werden,

6.2.2
die Daten zur Durchführung einer laufenden datenschutzrechtlichen Kontrolle im Einzelfall erforderlich sind,

6.2.3
die Daten zur Behebung einer bestehenden Beweisnot unerlässlich sind,

6.2.4
die Nutzung der Daten zu wissenschaftlichen Zwecken erforderlich ist.

6.3
In Fällen nach den Nummern 6.2.1 bis 6.2.3 sind die Daten zu sperren und mit einem Sperrvermerk zu versehen; sie dürfen nur zu den dort genannten Zwecken oder sonst mit Einwilligung des Betroffenen nach § 4 DSG NRW genutzt werden. Im Falle der Nr. 6.2.4 ist § 28 DSG NRW zu beachten.

6.4
Soll eine KpS, die zu löschen bzw. zu vernichten ist, für die polizeiliche Aus- und Fortbildung genutzt werden, sind die personenbezogenen Daten zu anonymisieren, weil in diesem Fall die Interessen des Betroffenen an der Geheimhaltung im Sinne des § 24 Abs. 6 PolG NW überwiegen.

6.5
Sofern zu löschende Daten zu Datensicherungszwecken vorübergehend gespeichert bleiben, handelt es sich um gesperrte Daten im Sinne des § 19 Abs. 2 Buchstabe d) DSG NRW. Ihre weitergehende Nutzung ist nur unter den Voraussetzungen des § 19 Abs. 2 Satz 4 DSG NRW zulässig.

6.6
Erfolgt die Aussonderung nach den Nummern 5.4.1 bis 5.4.5, bindet dies auch andere Polizeibehörden, denen die ausgesonderten Unterlagen übermittelt worden sind, es sei denn, dass in Fällen der Nummer 5.4.1 aufgrund einer weitergehenden Aufgabenstellung oder zusätzlicher Erkenntnisse dieser anderen Polizeibehörde eine weitere Speicherung zulässig ist.

6.7
Über das Löschen oder Teillöschen von KpS werden keine Vernichtungsprotokolle erstellt.

7
Datensicherung

Die KpS-führenden Polizeibehörden haben die erforderlichen personellen, technischen und organisatorischen Maßnahmen durch örtliche Dienstanweisung gegen Missbrauch und unerlaubten Zugriff zu treffen. Dabei ist insbesondere § 10 DSG NRW zu beachten.

Der RdErl. v. 10.2.1981 (SMBl. NRW. 20531) wird aufgehoben.

MBl. NRW. 2000 S. 1370